5.1.3.     Quy trình kiểm soát gói thư từ TTGD:

 
 
 

    XYZ là tên trung tâm khai thác.Ví dụ: TTKT KV2 Hồ Chí Minh…

 

     Ghi chú: 
             + Nhân viên TTKT nào chỉ thấy dữ liệu của TTKT đó,không nhìn thấy dữ liệu của TTKT khác.
             + Khi xác nhận thành công,ngay lúc đó trên website nếu tra cứu sẽ nhận được câu thông báo “TTKT XYZ ĐÃ NHẬN ĐƯỢC”.

5.1.2       Thao tác kiểm soát gói thư:

 
Bước 1: Click menu “Kiểm soát gói thư từ TTGD”
       
Bước 2: Click liên kết “Xem danh sách Gói thư từ TTGD”
 
     
 

Bước 3:  Click vào liên kết mã bảng kê

       
 

           Bước 4: Xem danh sách các Bill trong gói thư

 
 
 
 

     Bước 5: Click vào nút “Kiểm tra Bill”

                

    Bên tay trái là danh sách Bill của gói thư trên phần mềm,bên tay phải là danh sách Bill đã xác nhận.Trong trường hợp xảy ra thất lạc Bill.Khi đó danh sách Bill bên phải sẽ không đối xứng với danh sách Bill bên trái.
           Ví dụ: danh sách gốc bên trái có 29 Bill nhưng trong quá trình TTKT đã kiểm hết Bill nhưng bên phải chỉ có 28 Bill,điều đó có nghĩa gói thư này thiếu 01 Bill.

·        Nhập số Bill:   +   Nhập số Bill cần xác nhận,có thể sử dụng đầu đọc mã vạch để nhập.
                 +   Click nút “Kiểm tra” hoặc dùng phím tắt Alt + Z.

                      +   Nếu Bill này có trong gói thư,phần mềm sẽ highlight màu xanh.
                              

 

Trong trường hợp gói thư có nhiều Bill,nhưng trong thực tế có thể thứ tự các Bill trong danh sách trên phần mềm khác thứ tự sắp xếp gói thư ngoài thực tế.

 

Ví dụ: TTGD  gửi gói thư có 29 Bill đến TTKT,trong đó Bill số 105434  đứng vị trí 22 trong danh sách trong  phần mềm nhưng thực tế sắp xếp gói thư bên ngoài,Bill 105434 ở vị trí đầu tiên trong gói thư.Khi đó,nhân viên kiểm Bill sẽ nhập số Bill 105434 để xác nhận.Phần mềm sẽ tự động di chuyển con trỏ(scroll) đến vị trí thứ 22  trong danh sách của phần mềm và highlight màu xanh tại vị trí đó.

 

Bước 6: Click “Lưu”
   +   Chọn tình trạng “Đã xác nhận” để các nhân viên khác trong cùng TTKT biết tình trạng gói thư là đã được kiểm tra.

   +   Khi thực hiện xong thao tác “Lưu”,nếu tra cứu trên website, những Bill nào đã được TTKT xác nhận (danh sách Bill bên tay phải) sẽ có thông báo “TTKT XYZ ĐÃ NHẬN ĐƯỢC”.

 
 
 

5.1.3.      Xem danh sách các gói thư TTGD gửi TTKT:

 
 

Khi xem danh sách,gói thư của TTKT nào thì chỉ có nhân viên tại TTKT đó “nhìn thấy”.

Ví dụ: nhân viên tại TTKT KV2 Hồ Chí Minh chỉ đươc nhìn thấy các gói thư từ các TTGD thuộc địa bàn mình quản lý.Không được nhìn thấy các gói thư từ các TTGD do TTKT KV2 Hà Nội quản lý.

 

Trong trường hợp muốn tìm kiếm thông tin gói thư nào đó,nhập mã bảng kê vào ô “Mã bảng kê” rồi click nút “Tìm kiếm”